7 dicas para melhorar a comunicação interna em Home Office

Neste artigo daremos algumas dicas que ajudarão na comunicação interna da sua empresa nesse período de home office.

Em conta do momento pelo qual estamos passando, muitas empresas que funcionavam presencialmente acabaram adotando o home office. No entanto, as mudanças precisaram acontecer muito rápido e, consequentemente, sem muito planejamento. Por isso, resolvemos trazer algumas dicas e soluções para possíveis problemas de comunicação interna que você possa estar enfrentando na sua empresa.

A comunicação interna de uma empresa diz respeito a comunicação entre os membros desta. Ela é fundamental para que os processos não se percam no meio do caminho e para que as diversas áreas da empresa se mantenham alinhadas.

Além disso, uma comunicação interna que seja transparente, simples e efetiva pode trazer outros benefícios, como a melhora do clima organizacional, aumento da produtividade, integração de novos membros e diminuição da rotatividade.

Veremos a seguir algumas dicas para que a comunicação interna da sua empresa funcione e seja efetiva nesse período de home office.

Agora que sabemos o que é comunicação interna e qual a sua importância para o funcionamento da sua empresa, vamos às dicas!

1. Entender melhor o contexto em que estamos vivendo

Conforme já dissemos em outros artigos, a primeira dica, e uma das mais importantes, é compreender melhor o contexto em que estamos vivendo. Na quarentena, os estímulos aos quais os membros da empresa estão expostos são diferentes do contexto presencial, e não temos acesso nem controle a realidade de cada um, tampouco sobre o ambiente em que cada um deles está.

Dependendo do ambiente em que esses membros estão, suas rotinas podem sofrer alterações. Por isso, é importante buscar entender as demandas dos colaboradores nesse período. Podem ser feitas reuniões individuais, aumentando o contato e melhorando a comunicação entre os líderes e os demais membros. Assim, a realidade do membro pode ser compreendida e sua rotina melhor ajustada.

2. Estabelecer de rotinas de trabalho

É fundamental determinar uma rotina para o trabalho em home office, isso ajuda a manter a produtividade, manter o tempo de trabalho combinado, não se sobrecarregar ou ter que atender demandas fora de horários combinados. Para isso, é preciso estabelecer alguns combinados entre os membros da empresa como um todo, ou da área, caso as tarefas sejam mais independentes das outras áreas.

Fixar horários comuns de trabalho facilita a comunicação interna e torna os processos mais ágeis, uma vez que as pessoas estariam trabalhando no mesmo horário. No entanto, nessa situação em que estamos, nem sempre é possível todos trabalharem no mesmo horário. Nesse caso, recomenda-se que os membros tentem pelo menos estabelecer uma rotina fixa para si, pois assim, podem recorrer a outros colegas quando sabem que eles estão trabalhando, tornando a comunicação mais eficiente. É preciso desconstruir a ideia de que no home office as pessoas estão disponíveis 24 horas por dia.

Também é importante estabelecer regras e determinar horários para o envio de mensagens sobre o trabalho. Isso é essencial para não sobrecarregar e não atrapalhar outras atividades da pessoa, respeitando seu espaço pessoal. É preciso desconstruir a ideia de que a resposta deve ser imediata.

Além disso, lembre-se que fazer pausas durante o trabalho para se exercitar, tomar água, ou mudar de ambiente, pode ajudar a diminuir o estresse e melhorar o desempenho.

3. Recomendar comunicação clara e acessível

A mensagem para ser eficaz precisa ser compreendida pelos destinatários. Para que se alcance isso, a melhor forma é conhecer quem vai receber a mensagem e tentar ser o mais claro e acessível. Por exemplo, alguém da área de marketing precisa se comunicar com alguém de gestão de pessoas, é fundamental que faça isso sem utilizar termos técnicos ou jargões da área. Dessa forma, ruídos serão evitados e a mensagem poderá ser melhor compreendida.

4. Utilizar ferramentas adequadas

Nesse momento também é bastante importante a comunicação com a equipe. Procurar escolher ferramentas que os membros já estejam acostumados a utilizar e que sejam mais intuitivas.

Também é fundamental deixar informações importantes mais acessíveis. Como operacionalizar isso dependerá dos canais de comunicação utilizados na empresa, mas por exemplo: no Slack podem ser fixadas mensagens, no Trello ou Pipefy podem ser criadas áreas para essas informações e alertas importantes.

Além disso, criar salas de vídeo chamada para trabalharem “juntos” e sincronicamente em plataformas como Discord, pode melhorar o fluxo de informações e agilizar a comunicação, assim como promover uma interação mais humana entre os membros.

5. Realizar ações para estimular o relacionamento entre membros

Ações para estimular a integração online são uma boa forma de melhorar o relacionamento entre os membros da empresa e proporcionar uma melhor convivência. Essas ações podem ser dirigidas, como eventos com jogos online, ou mais abertas, como combinar almoços virtuais em equipe ou happy hours.

Caso haja uma área de gestão de pessoas ou psicólogos na sua empresa, também podem ser realizadas rodas de conversa online para o compartilhamento de experiências e manejo da ansiedade em home office.

6. Engajamento em reuniões

Os momentos de reuniões online são muito ricos para compartilhar informações e para a tomada de decisões, por isso é fundamental duas coisas: registrar e compartilhar o que é discutido, caso algum membro não consiga participar, ou perca trechos da reunião por intercorrências com a conexão, entre outros motivos.

Outra preocupação que se deve ter com reuniões online é o engajamento dos participantes. Alguns cuidados precisam ser tomados para que as pessoas se mantenham atentas e participativas, como: estabelecer papéis para as pessoas que estão na reunião, como quem irá apresentar, quem irá cuidar da ata, etc; estabelecer momentos definidos de discussão ou apresentação; e sempre buscar uma interação, por meio de perguntas que possam ser respondidas pelo chat ou pelo próprio microfone, de modo a prender a atenção dos membros e promover uma comunicação de melhor qualidade.

Além disso, se sua empresa, ou uma das áreas dela, tiver um horário fixo de trabalho, fazer breves reuniões para iniciar e terminar o dia pode melhorar mais ainda a comunicação interna.

7. Empatia e paciência

Por fim, é importante que líderes, gestores e os próprios colegas de trabalho sejam empáticos, estejam atentos às dificuldades, à saúde e às necessidades de todos e abertos a ouvir e ajudar. Mudanças exigem tempo para serem assimiladas, por isso a paciência também é importante para as adaptações acontecerem da melhor forma.

Esperamos que essas dicas ajudem você a causar um impacto positivo na comunicação interna da sua empresa.

Caso você tenha mais alguma dúvida sobre comunicação interna ou qualquer outro assunto relacionado à Gestão de Pessoas, entre em contato com a gente! Ficaremos felizes em te ajudar!